Mã số hạng, xếp lương chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ
Chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ là hệ thống các vị trí và cấp bậc công việc trong ngành văn thư lưu trữ. Bao gồm:
- Lưu trữ viên chính – Mã số V.01.02.01
- Lưu trữ viên – Mã số V.01.02.02
- Lưu trữ viên trung cấp – Mã số V.01.02.03
Quy định chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ
Vị trí văn thư trong một tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài liệu hành chính. Văn thư chịu trách nhiệm tổ chức, lưu trữ và bảo mật các văn bản, tài liệu, đảm bảo thông tin luôn được sắp xếp gọn gàng, dễ truy cập và an toàn.
Quy định về chức danh nghề nghiệp trong ngành văn thư lưu trữ tại Việt Nam được quy định chi tiết trong các Thông tư do Bộ Nội vụ ban hành, như Thông tư 02/2021/TT-BNV và Thông tư 07/2022/TT-BNV. Các thông tư này xác định rõ tiêu chuẩn chức danh, phân hạng chức danh và mức lương tương ứng đối với viên chức trong lĩnh vực này.
Mã số hạng chức danh nghề nghiệp văn thư
Theo Thông tư số 07/2022/TT-BNV quy định về mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư, các chức danh này được chia thành ba hạng chính, phân loại dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của từng viên chức. Dưới đây là mã số và mô tả các hạng chức danh nghề nghiệp văn thư theo quy định:
| Chức danh | Mã số | Mô tả công việc |
| Lưu trữ viên chính | V.01.02.01 | Đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu chuyên môn cao; chịu trách nhiệm lập kế hoạch và điều phối hoạt động lưu trữ ở cấp cao. |
| Lưu trữ viên | V.01.02.02 | Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về quản lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu; đáp ứng yêu cầu của tổ chức ở mức độ cơ bản và chuyên sâu. |
| Lưu trữ viên trung cấp | V.01.02.03 | Thực hiện các công việc lưu trữ cơ bản, phù hợp với nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản và hỗ trợ người dùng tra cứu tài liệu trong hệ thống. |
Thông tư 07/2022/TT-BNV có vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa các tiêu chuẩn về chức danh và mã số, tạo nền tảng để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại các tổ chức và cơ quan trong cả nước.
Tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp văn thư
Tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp văn thư được quy định tại Thông tư số 07/2022, bao gồm các yêu cầu về trình độ, năng lực chuyên môn và các nhiệm vụ cụ thể đối với từng hạng chức danh. Các tiêu chuẩn chính của chức danh nghề nghiệp văn thư gồm:
Lưu trữ viên chính (Mã số: V.01.02.01)
- Trình độ: Tốt nghiệp đại học trở lên, chuyên ngành lưu trữ hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
- Nhiệm vụ: Chủ trì công tác lưu trữ, xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định, chiến lược về lưu trữ, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ và nghiên cứu phát triển chuyên ngành.
Lưu trữ viên (Mã số: V.01.02.02)
- Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng, đại học hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
- Nhiệm vụ: Thực hiện các công tác lưu trữ, bao gồm bảo quản, kiểm tra và cập nhật tài liệu lưu trữ, hỗ trợ trong việc phát triển và số hóa tài liệu.
Lưu trữ viên trung cấp (Mã số: V.01.02.03)
- Trình độ: Tốt nghiệp trung cấp hoặc có chứng chỉ về nghiệp vụ lưu trữ.
- Nhiệm vụ: Thực hiện các công việc hỗ trợ lưu trữ, như thu thập, tổ chức, và xử lý tài liệu lưu trữ, đồng thời có thể giúp đỡ trong các nhiệm vụ kỹ thuật và quản lý tài liệu.
Các tiêu chuẩn này giúp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá và phát triển nghề nghiệp cho những người làm việc trong ngành văn thư, từ đó nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.
Hướng dẫn bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư
Bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư là quá trình quan trọng để xác định vị trí công việc và sự nghiệp của nhân viên trong hệ thống tổ chức. Việc bổ nhiệm không chỉ đảm bảo sự phù hợp giữa năng lực cá nhân và yêu cầu công việc, mà còn đảm bảo sự phát triển nghề nghiệp lâu dài của nhân viên trong ngành văn thư.
Để đáp ứng yêu cầu bổ nhiệm, ứng viên cần phải thỏa mãn một số tiêu chí về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác cũng như thực hiện đúng quy trình bổ nhiệm do cơ quan, tổ chức quy định.
Điều kiện bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư
Điều kiện bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư bao gồm các yếu tố cơ bản về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và năng lực chuyên môn của ứng viên. Cụ thể:
- Trình độ đào tạo: Ứng viên cần có bằng cấp phù hợp với yêu cầu chức danh. Ví dụ, đối với chức danh “Lưu trữ viên chính” yêu cầu có bằng đại học hoặc thạc sĩ chuyên ngành văn thư, lưu trữ, khoa học thông tin hoặc các ngành liên quan. Đối với các chức danh thấp hơn như “Lưu trữ viên” hay “Lưu trữ viên trung cấp,” yêu cầu chỉ cần có bằng trung cấp hoặc cao đẳng trong các lĩnh vực liên quan.
- Kinh nghiệm công tác: Một trong những yếu tố quyết định trong việc bổ nhiệm là kinh nghiệm làm việc. Đối với các chức danh cấp cao, ứng viên phải có từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong công tác văn thư, lưu trữ hoặc các công việc liên quan. Những ứng viên mới vào nghề hoặc có ít kinh nghiệm có thể được bổ nhiệm vào các vị trí cấp thấp hơn.
- Năng lực chuyên môn: Các kỹ năng nghiệp vụ trong lĩnh vực văn thư như quản lý tài liệu, xử lý thông tin, tổ chức lưu trữ và đảm bảo an toàn thông tin là yếu tố quan trọng trong quá trình bổ nhiệm. Viên chức phải chứng minh khả năng sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ dữ liệu và thực hiện các công việc văn thư hàng ngày.
- Các yêu cầu khác: Viên chức cần có các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Ngoài ra, các chứng chỉ bổ sung hoặc các khóa đào tạo chuyên sâu cũng có thể là yếu tố làm tăng cơ hội bổ nhiệm.
Thông tin cụ thể về các điều kiện này có thể được tham khảo từ các Thông tư liên quan hoặc các hướng dẫn bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư của Bộ Nội vụ.
Quy trình bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư
Quy trình bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư thường bao gồm một số bước cơ bản để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc lựa chọn và bổ nhiệm. Theo quy định tại Thông tư 07/2022/TT-BNV, quy trình bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư được thực hiện như sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Viên chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm các giấy tờ liên quan như bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, và các tài liệu chứng minh kinh nghiệm, thành tích công tác.
- Đề xuất bổ nhiệm: Cơ quan, đơn vị sử dụng viên chức sẽ tiến hành đề xuất bổ nhiệm, căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh và yêu cầu cụ thể cho từng chức danh nghề nghiệp văn thư.
- Thẩm định hồ sơ: Hội đồng thẩm định hồ sơ sẽ xem xét các tài liệu, đánh giá tính hợp lệ và đúng tiêu chuẩn của hồ sơ ứng viên.
- Ra quyết định bổ nhiệm: Sau khi thẩm định, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp cho viên chức nếu đủ điều kiện.
Quy trình này nhằm đảm bảo việc bổ nhiệm viên chức vào các chức danh nghề nghiệp phù hợp với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm công tác của họ, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn quy định của nhà nước.
Cách xếp lương chức danh nghề nghiệp văn thư
Các viên chức chuyên ngành văn thư sẽ được xếp lương dựa trên các quy định về bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, được quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP của Chính phủ. Cách xếp lương được thực hiện dựa trên trình độ đào tạo của viên chức khi tuyển dụng vào các chức danh nghề nghiệp văn thư.
| Chức danh nghề nghiệp | Ngạch lương | Hệ số lương | Trình độ đào tạo khi tuyển dụng |
| Lưu trữ viên chính | Viên chức loại A2, nhóm 2 | Từ 5,75 đến 7,55 | Tiến sĩ, Thạc sĩ, hoặc trình độ chuyên môn cao hơn |
| Lưu trữ viên | Viên chức loại A1 | Từ 2,34 đến 4,98 | Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ |
| Lưu trữ viên trung cấp | Viên chức loại B | Từ 1,86 đến 4,06 | Cao đẳng, Trung cấp, hoặc trình độ tương đương |
Việc xếp lương của viên chức trong các chức danh nghề nghiệp văn thư (như Lưu trữ viên) phụ thuộc vào trình độ đào tạo của họ. Dưới đây là cách thức xếp lương cụ thể theo từng trình độ học vấn:
| Trình độ đào tạo | Chức danh nghề nghiệp | Bậc lương | Hệ số lương |
| Tiến sĩ | Lưu trữ viên (mã số V.01.02.02) | Bậc 3 | 3 |
| Thạc sĩ | Lưu trữ viên (mã số V.01.02.02) | Bậc 2 | 2,67 |
| Đại học | Lưu trữ viên (mã số V.01.02.02) | Bậc 1 | 2,34 |
| Cao đẳng | Lưu trữ viên trung cấp (mã số V.01.02.03) | Bậc 2 | 2,06 |
| Trung cấp | Lưu trữ viên trung cấp (mã số V.01.02.03) | Bậc 1 | 1,86 |
Việc xếp lương sẽ được căn cứ vào hệ số lương hiện hưởng, thâm niên công tác và các yếu tố khác như phụ cấp thâm niên vượt khung. Nếu viên chức chuyển từ một chức danh nghề nghiệp khác sang các chức danh nghề nghiệp văn thư, việc xếp lương sẽ được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2007/TT-BNV về xếp lương khi nâng ngạch, chuyển ngạch hoặc chuyển loại viên chức.
Tuyển sinh khóa bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp – Chứng chỉ chuẩn Bộ GD&ĐT
Tuyển sinh lớp bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp văn thư
Nhằm hỗ trợ cán bộ, nhân viên văn thư nâng cao chuyên môn, đáp ứng yêu cầu chức danh nghề nghiệp theo quy định, Trường Quản trị Doanh nghiệp Việt Nam thông báo tổ chức tuyển sinh các lớp bồi dưỡng chứng chỉ chức danh nghề nghiệp cho cán bộ ngành văn thư.
- Đối tượng tuyển sinh
- Nhân viên, cán bộ làm công tác văn thư tại các cơ quan công lập, tư nhân.
- Người có nhu cầu bổ sung chứng chỉ để thăng hạng chức danh nghề nghiệp.
- Các học viên muốn nâng cao kỹ năng nghiệp vụ để đáp ứng tiêu chuẩn của công việc.
- Thời gian học: 2 tháng (13 buổi).
- Lịch học
- Sáng: 08h00 – 11h30.
- Chiều: 14h00 – 17h00.
- Hình thức học: Trực tuyến hoặc tập trung, linh hoạt theo điều kiện học viên.
- Đơn vị cấp chứng chỉ: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Hồ sơ đăng ký
- Đơn đăng ký học (theo mẫu).
- 02 ảnh 3×4 (ghi rõ họ tên, ngày sinh, nơi sinh phía sau ảnh).
- Bằng cấp cao nhất (bản công chứng).
- Các giấy tờ liên quan khác (theo yêu cầu của đơn vị cấp chứng chỉ).
Với các quy định và tiêu chuẩn rõ ràng về chức danh nghề nghiệp và xếp lương trong ngành văn thư lưu trữ, hy vọng rằng các viên chức sẽ dễ dàng xác định được hướng phát triển nghề nghiệp cũng như chuẩn bị tốt cho quá trình tuyển dụng. Nếu học viên có thêm câu hỏi hoặc muốn biết thêm thông tin về các chức danh nghề nghiệp khác, để lại thông tin để được hỗ trợ chi tiết!
