Làm việc trong thời đại kỹ thuật số 4.0 đòi hỏi bạn cần có kỹ năng số, đặc biệt là kỹ năng tin học, sử dụng máy tính thành thạo để hỗ trợ cho công việc thuận lợi, suôn sẻ. Cùng chúng tôi tìm hiểu về khái niệm tin học văn phòng và những năng tin học văn phòng để học tập và làm việc nhé!

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một nhánh của ngành CNTT tập trung vào khả năng xử lý các công việc văn phòng thông thường như: Thao tác văn bản, bảng tính, trình chiếu.

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc thiếu hoặc hạn chế về kỹ năng tin học là một thiệt thòi lớn đối với mọi người, đặc biệt là các bạn trẻ còn đang ngồi trên ghế nhà trường.

Với sự phát triển của môi trường văn phòng, các công cụ tin học văn phòng đóng vai trò to lớn trong việc đơn giản hóa công việc và tối ưu hóa công việc và thời gian. Ngược lại, khi kỹ năng tin học văn phòng không được trang bị, người thiếu kỹ năng tin học sẽ gặp nhiều thách thức khi làm việc, thậm chí có thể bị sa thải.

Các kỹ năng tin học văn phòng gồm những gì?

Các kỹ năng tin học văn phòng là một trong những yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng, vì vậy việc thành thạo tin học văn phòng được coi là một lợi thế rất lớn đối với ứng viên.Bất kỳ kỹ năng tin học nào cũng có thể ứng dụng vào công việc văn phòng, tùy theo yêu cầu vị trí công việc cũng như cách thao tác máy tính thành thạo của bạn.

Do đó, bạn cần có những tin học văn phòng cơ bản:

• Kỹ năng đánh văn bản bằng 10 ngón tay, gõ nhanh, gõ đúng, biết cách sao chép, chuyển file ảnh thành file word nhanh.
• Biết cách sử dụng linh hoạt các phím tắt trên bàn phím để giúp việc copy, lưu trữ dữ liệu và gửi thông tin nhanh nhất có thể.
• Biết cách sử dụng email thành thạo để ứng dụng vào công việc, tạo điều kiện để công việc được suôn sẻ.
• Biết cách sử dụng word và excel thành thạo để hoàn thành công việc được giao nhanh chóng.
• Biết cách sao lưu dữ liệu để tránh bị thất lạc hay mất dữ liệu. Sao lưu dữ liệu bao gồm viết văn bản bằng tay và lưu trữ trong các hộc tủ văn phòng và cả việc nhập dữ liệu và sao lưu dữ liệu trong máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ… Đảm bảo dữ liệu được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết là yêu cầu quan trọng khi bạn làm việc trong văn phòng.
• Biết cách sử dụng phần mềm diệt virus để phòng trường hợp máy tính công ty bị virus xâm nhập, bạn có thể bảo vệ được những dữ liệu quan trọng, tránh bị đánh cắp hoặc phá hủy.

Kỹ năng tin học văn phòng Word

Microsoft Office Word là công cụ mà hầu như ai cũng biết. Hiện nay, học sinh đã bắt đầu tiếp cận nền tảng tin học từ cấp 2, làm quen với cách làm việc trên word đầu tiên. Công cụ này cho phép bạn soạn thảo văn bản, điều chỉnh hình thức trình bày văn bản chuyển nghiệp như font chữ, màu chữ, hình ảnh đồ họa, đính kèm đa phương tiện… Ở phiên bản nâng cấp hơn, Word còn cung cấp công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ.

Đối với công cụ này, bạn cần biết đến những tiện ích như sau:

• Nhập liệu và định dạng văn bản: Gõ chữ nhanh, đúng văn phạm tiếng Việt, điều chỉnh font chữ, cỡ chữ và màu chữ.
• Lập, chèn và định dạng bảng trên word: Sử dụng bullet, numbering, chèn thêm dòng, cột, căn đoạn, line-spacing, tab, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền …
• Chèn hình ảnh, tạo hình khối, vẽ sơ đồ ở công cụ shape, smartart, clip art.
• Chèn ký tự (Symbol), chèn thêm link (hyperlink), chèn thêm ghi chú (footnote).
• Thiết lập trước khi in như điều chỉnh khổ giấy, đặt lề in, thêm nội dung header, footer, đánh số trang.
• Trộn văn bản với Mail merge.
• Bảo mật file bảo vệ cho file word.

Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu thêm về các phím tắt trong Word để sử dụng công cụ này nhanh chóng, tiện lợi và linh hoạt hơn. Hiện nay, Word còn có công cụ online, tạo cơ hội làm việc trực tuyến, dễ dàng trao đổi, chỉnh sửa giữa các nhân viên với nhau dù ở xa. Bạn cũng nên tìm hiểu về công cụ này để làm việc tốt hơn.

Kỹ năng tin học văn phòng Excel

Bảng tính Excel là công cụ thân thuộc thứ 2 đối với nhân viên văn phòng. Tùy theo tính chất công việc mà bạn có thể làm việc nhiều hoặc ít trên công cụ này. Những công thức tính toán có sẵn trên Excel nhiều vô kể, dù bạn có thuộc nằm lòng nhưng ít khi sử dụng thì cũng không thể dùng linh hoạt và hiệu quả được. Do đó, tiêu chí quan trọng để có kỹ năng tin học thành thạo là luyện tập.

Những kỹ năng cơ bản khi làm quen với Excel là:

• Tạo và định dạng dữ liệu bảng tính như định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
• Định dạng tự động và định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
• Sử dụng hàm số thông dụng như if, Sum, Sumif, Average, Vlookup, Hlookup, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
• Sử dụng lọc dữ liệu (Filter)
• Vẽ Biểu đồ với công cụ Chart
• Tạo Link với công cụ Hyperlink
• Thiết Lập trước khi in với Page setup và đặt bảo mật cho file.

Kỹ năng tin học văn phòng Powerpoint

Powerpoint có thể ít phổ biến hơn so với hai ứng dụng Word và Excel, tuy nhiên, công cụ này rất quan trọng khi trình chiếu và thảo luận. Bạn sẽ gây ấn tượng tốt với nhà đầu tư, cấp trên, trưởng nhóm hay cấp dưới bằng bài thuyết trình xuất sắc và thú vị, hình ảnh minh họa rõ ràng, hấp dẫn và đầy màu sắc nhờ công cụ này.

Powerpoint cung cấp nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp, hấp dẫn như:

• Hình khối đa dạng
• Chèn ảnh và video vào trình chiếu
• Tính năng chèn hình ảnh vào hình khối bất kỳ
• Hiệu ứng chuyển động đa dạng
• Các tính năng bảo mật tệp dữ liệu…

Ngoài những công cụ cơ bản trên, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về Microsoft Office Access để tăng năng suất làm việc. Bạn cần xem xét tính chất công việc của mình để chuẩn bị thêm kỹ năng sử dụng các phần mềm cần thiết trong công việc. Mặc dù các đặc điểm của phần mềm và công cụ máy tính đã được viết rõ ràng nhưng bạn cần trải nghiệm và cố gắng đạt được sự linh hoạt trong việc sử dụng chúng.

Một số chứng chỉ tin học văn phòng tại Việt Nam

Các tốt nhất để nâng cao kỹ năng tin học là rèn luyện và sử dụng máy tính mỗi ngày. Bạn càng tập sẽ càng thấy những câu lệnh, vị trí các phím tắt, vị trí các công cụ trở nên thân quen. Nếu công việc của bạn yêu cầu sử dụng thêm các phần mềm đặc biệt thì hãy dành thời gian nghiên cứu phần mềm đó, thử qua các chức năng. Hiểu rõ phần mềm sẽ giúp bạn ứng dụng công cụ linh hoạt vào trong công việc, nâng cao hiệu suất làm việc.

Hiện nay, các trường ĐH/CĐ thường yêu cầu sinh viên phải có chứng chỉ tin học văn phòng trước khi tốt nghiệp. Các loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến tại Việt Nam có thể kể đến như:

Chứng chỉ CNTT theo Thông tư 03

• Đây là loại chứng chỉ tin học quốc gia mới nhất thay thế cho hệ thống chứng chỉ Tin học A B C trước đây. Chứng chỉ được chia thành 2 trình độ tin học văn phòng là: chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản và chứng chỉ ứng dụng CNTT nâng cao.
• Các chứng chỉ này là yêu cầu tối thiểu đối với sinh viên một số trường để tốt nghiệp đại học/cao đẳng. Là điều kiện cần để hoàn thiện hồ sơ và thăng tiến, tăng lương cho người lao động trong tương lai.

Chứng chỉ tin học MOS

• Là bằng tin học được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. MOS là chứng chỉ chứng minh khả năng sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Office.
• Chứng chỉ MOS có giá trị vĩnh viễn. Với chứng chỉ này, bạn sẽ có lợi thế hơn khi đi xin việc, có nhiều cơ hội việc làm hơn và hiệu quả công việc luôn đạt ở mức cao…

Chứng chỉ IC3

• Chứng chỉ Tin học IC3 là chứng chỉ Tin học quốc tế uy tín và có tính ứng dụng cao tương tự như chứng chỉ MOS. IC3 tập trung vào việc giúp thí sinh nhận biết và hiểu các nguyên tắc cơ bản của phần mềm và việc sử dụng Internet.
• Chứng chỉ IC3 được sử dụng vô thời hạn. Tương tự như các chứng chỉ tin học khác, học viên tốt nghiệp IC3 sẽ có nhiều cơ hội việc làm hơn, nâng cao kiến ​​thức tin học văn phòng, nâng cao hiệu quả công việc, thuận lợi trong quá trình tìm việc.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản về tin học văn phòng. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn sâu hơn về lợi ích của việc học tin học văn phòng. Chúc bạn có kế hoạch ôn tập và sở hữu chứng chỉ tin học văn phòng cấp tốc!